Partijen: de huisartsenpraktijk als verwerkingsverantwoordelijke (“Verantwoordelijke”) en RuilJeHuisarts, aanbieder van Aidith, gevestigd aan Willem Alexanderstraat 2A, 5671 XB Nuenen, KvK 51346613, als verwerker (“Verwerker”). Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Aidith-overeenkomst en wordt elektronisch gesloten door een bevoegde vertegenwoordiger van Verantwoordelijke.

1. Onderwerp en duur

Verwerker verwerkt gedurende het abonnement persoonsgegevens om de gekozen Aidith-modules te leveren, te beveiligen en technisch te ondersteunen. De verwerking omvat, voor zover nodig, verzamelen, vastleggen, structureren, raadplegen, wijzigen, verzenden, tijdelijk opslaan, anonimiseren en verwijderen. Na het einde geldt artikel 10.

2. Doel, gegevens en betrokkenen

Het doel is het uitvoeren van digitale praktijkwerkprocessen voor Wachtlijst, Urine, CVR en NoShow. Afhankelijk van de gekozen module worden identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, adres, BSN voor zover wettelijk toegestaan, vragenlijsten, klachten, onderzoeksuitslagen, screeningswaarden, afspraakgegevens, toestemmingskeuzes en andere gezondheidsgegevens verwerkt. Betrokkenen zijn patiënten, aspirant-patiënten, ouders/verzorgers, contactpersonen en praktijkgebruikers.

3. Instructies en doelbinding

Verwerker verwerkt patiëntgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van Verantwoordelijke, waaronder de configuratie en het bevoegde gebruik van de dienst. Verwerker gebruikt patiëntgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden. Wanneer Unierecht of Nederlands recht verwerking verplicht, informeert Verwerker Verantwoordelijke vooraf, tenzij die wet dit verbiedt. Verwerker meldt het wanneer een instructie naar zijn oordeel in strijd is met privacywetgeving.

Verantwoordelijke bepaalt de doeleinden en grondslagen, informeert betrokkenen, waarborgt dat medewerkers bevoegd zijn en legt medisch relevante informatie tijdig vast in het eigen patiëntendossier.

4. Geheimhouding en beveiliging

Verwerker beperkt toegang tot bevoegde personen die contractueel of wettelijk aan geheimhouding zijn gebonden. Verwerker neemt overeenkomstig artikel 32 AVG passende technische en organisatorische maatregelen voor vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid, herstel en regelmatige beoordeling. Daaronder vallen ten minste versleuteld transport, toegangsbeheer, gescheiden praktijkgegevens, veilige wachtwoordopslag, beveiligingsupdates, back-ups waar van toepassing en logging van relevante beveiligingsgebeurtenissen.

5. Subverwerkers

Verantwoordelijke geeft algemene schriftelijke toestemming voor noodzakelijke hosting-, e-mail-, back-up- en infrastructuurleveranciers. Verwerker legt iedere subverwerker ten minste dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft tegenover Verantwoordelijke verantwoordelijk. De actuele categorieën en, op verzoek, identiteit en verwerkingslocatie van subverwerkers worden verstrekt. Een voorgenomen toevoeging of vervanging wordt vooraf gemeld; Verantwoordelijke kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken. Partijen zoeken dan een redelijke oplossing en kunnen de geraakte dienst beëindigen als die niet mogelijk is.

6. Bijstand

Verwerker ondersteunt, rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie, bij verzoeken van betrokkenen en bij verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, voorafgaande raadpleging en toezicht. Een rechtstreeks ontvangen verzoek over patiëntgegevens wordt doorgestuurd naar Verantwoordelijke en niet zelfstandig inhoudelijk afgehandeld, tenzij wettelijk verplicht.

7. Datalekken

Verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat deze bekend is geworden aan het bekende contactadres van Verantwoordelijke. Verwerker verstrekt voor zover beschikbaar informatie over de aard, categorieën en aantallen betrokkenen en gegevens, waarschijnlijke gevolgen, contactpunt en genomen of voorgestelde maatregelen. Verantwoordelijke beslist over melding aan toezichthouder en betrokkenen. Verwerker houdt een intern incidentregister bij.

8. Doorgifte

Verwerker verwerkt gegevens bij voorkeur binnen de EER. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats op gedocumenteerde instructie of met een geldige doorgiftegrondslag en passende aanvullende waarborgen. Verwerker informeert Verantwoordelijke daarover.

9. Operationele bewaartermijnen

• Urinevragenlijsten, patiëntgegevens en onderzoeksuitslagen worden 30 dagen na de laatste activiteit verwijderd. Alleen een technische tokenhash, praktijkcode en tijdstippen blijven maximaal 370 dagen staan om hergebruik van een oud QR-label te blokkeren.
• CVR-invoer en berekeningen worden niet duurzaam opgeslagen; een gegenereerde PDF is maximaal 15 minuten sessiegebonden beschikbaar en wordt na succesvol mailen direct verwijderd.
• Voor Wachtlijst en NoShow gelden de termijnen die in de privacyverklaring en moduleworkflow zijn vermeld.

Deze termijnen betreffen tijdelijke verwerking door Aidith en vervangen niet de wettelijke dossierplicht van Verantwoordelijke.

10. Verwijderen en retourneren

Na beëindiging verwijdert of retourneert Verwerker patiëntgegevens naar keuze van Verantwoordelijke en verwijdert bestaande kopieën, tenzij Unierecht of Nederlands recht bewaring verplicht. Verantwoordelijke maakt de keuze uiterlijk vóór het einde van de overeenkomst; zonder keuze geldt verwijdering. Gegevens in beveiligde back-ups worden niet opnieuw operationeel gebruikt en verdwijnen door overschrijving volgens de reguliere back-upcyclus, tenzij herstel na een calamiteit noodzakelijk is.

11. Informatie en controle

Verwerker stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Verantwoordelijke mag eenmaal per jaar en daarnaast bij een relevant incident een controle uitvoeren of laten uitvoeren, na redelijke aankondiging, met passende geheimhouding en zonder de beveiliging, bedrijfscontinuïteit of gegevens van anderen in gevaar te brengen. Partijen beperken kosten en belasting zo veel mogelijk; aantoonbare externe kosten zijn voor Verantwoordelijke, tenzij een wezenlijke tekortkoming van Verwerker wordt vastgesteld.

12. Rangorde en contact

Bij strijd over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden. Privacyvragen en datalekmeldingen kunnen worden gestuurd naar privacy@ruiljehuisarts.nl.